한국MICE협회

23년 사람과디지털포럼, 아시아미래포럼 대행사 일괄 선정 입찰 공고

한겨레신문사가 주최하고 한겨레경제사회연구원(HERI)이 주관하는 포럼(제2회 사람과디지털, 제14회 아시아미래) 행사와 관련해 다음과 같이 대행사 입찰 공고를 진행하오니 많은 참여 바랍니다.

2023년 1월 30일

한겨레신문

- 다 음 -

1. 사업 개요

가. 제2회 사람과디지털포럼

1) 사 업 명 : 2023(제2회) 사람과디지털포럼 (The 2th Human & Digital Forum)

2) 행사일정 : 2023. 6.15.(목) 일정 변동될수 있음.

3) 행사장소 : 양재동 THE-K 호텔(대관료, 음식료 30,000,000원 기준. 장소 변경 가능)

4) 사 업 비 : 약 1.45억(부가세별도)

5) 행사규모 : 1일간 약 250여명 내외

6) 주요구성 : 개회식, 기조세션, 원탁토론, 인문특강(점심), 기조 발제 및 토론, 휴먼테크

놀러지 어워드(HTA) 시상식

7) 사업기간 : 계약일 ~ 2023. 7.30.

나. 제14회 아시아미래포포럼

1) 사 업 명 : 2023(제14회) 아시아미래포럼 (The 14th Asia Future Forum)

나. 행사일정 : 2032. 10.11.(수).

다. 행사장소 : 대한상공회의소(대관료, 음식료 기준 40,000,000원 기준 작성)

라. 사 업 비 : 약 2.25억(부가세 별도)

마. 행사규모 : 1일간 약 400여명 내외

바. 주요구성 : 개회식, 기조세션, 인문특강(점심), 특별 세션, 정책대담.

사. 사업기간 : 계약일 ~ 2023.10.30.

2. 대행사 주요 역할(구체적 위탁업무는 하단 참조)

가. 기획 : 종합계획 및 세부실행계획 수립

나. 운영 : 연사 관리, 등록 접수 및 관리, 주요 참가자 의전 관리, 행사장 조성 등

다. 홍보 : 누리집 및 SNS 운영, 모객 방안 및 홍보 계획

(사람과디지털포럼 누리집) https://www.lifeindigitalforum.org/

(아시아미래포럼 누리집) http://www.asiafutureforum.org/2022/ko/main/

라. 기타 : 행사와 관련된 전반적인 운영사항 관리 및 최종 행사 결과보고서 제출

3. 입찰참가신청서 제출 구비서류

가. 입찰참가신청서 1부(첨부 양식 참조)

나. 총괄 제안서 1부(파워포인트 작성)

다. 가격 제안서 1부(첨부 양식에 의거 요약본, 엑셀파일 제출)

라. 사업자등록증사본 1부

마. 법인인감증명서 1부 및 법인등기부등본 1부

바. 최근 2년 동안의 대차대조표 및 손익계산서(파일 제출)

사. 최근 3년간 사업실적(용역명, 발주처, 기간, 매출실적) 1부

아. 조직도 및 인력 현황표 1부

4. 접수마감 및 제출처

가. 접수마감 : 2023.02.10(금) 18:00시 도착분까지

나. 제출방법 : 이메일, 우편 또는 직접제출 (단, 우편은 마감시간까지 도착한 것만 인정)

다. 제 출 처 : kangcs@hani.co.kr 혹은 서울시 마포구 효창목길 6 한겨레신문사 3층 한겨레경제사회연구원 연구지원팀

라. 문의사항 : 연구지원팀 강창석(02-710-0078)

5. 사업자 위탁 업무(위탁업무는 추후 변경 및 추가 가능)

“갑”과 “을”의 업무의 범위는 다음과 같다.

[ 한겨레경제사회연구원(HERI) ]

가. 행사 운영에 대한 기본 방향 및 방침의 결정

나. 행사 운영에 관한 기본 계획 및 준비 계획의 승인(PCO 공동)

다. 개·폐회식, 회의, 오찬 등 행사 기획(PCO 공동)

라. 세션기획 및 연사섭외

마. 주요 참가자 의전계획 수립 및 관리(PCO 공동)

바. 포럼조직위원회 등 각종위원회 운영

사. 홍보계획 추진 현황 점검 및 추가 기획(PCO 공동)

아. 유관기관 협조 및 후원에 관한 사항(PCO 공동)

자. 포럼 초청자 선정 계획 수립 운영

차. 초청장, 브로슈어, 프로그램북 행사별 관련 자료 제작(PCO 공동)

카. 후원 및 협찬사 모집 및 활용방안 수립(PCO 공동)

타. 연사 항공료 결제 및 연사료 지급

파. “을”의 발주 및 예산 업무에 대한 승인

하. “을”의 대행업무에 대한 관리 및 감독

[ PCO ]

가. 행사 운영에 대한 종합계획 및 세부실행계획 수립(한겨레경제사회연구원 공동)

나. 개·폐회식, 회의, 오찬 등 행사 기획 및 운영(한겨레경제사회연구원 공동)

다. 주요 참가자 의전계획 수립 및 관리(한겨레경제사회연구원 공동)

라. 포럼 등록 접수 계획 수립 및 운영(한겨레경제사회연구원 공동)

마. 실내·외 행사장 배치·조성 계획 수립

바. 전문사회자, 동시(순차)통역사 등 전문인력 운영 및 통역기자재 설치

사. 국내외 연사 초청 관련 제반 사항 관리(출입국, 항공, 수송, 의전, 식사, 숙박 등)

아. 포럼 누리집 홈페이지 개발 및 운영(업데이트 및 유지보수 등)

자. 참가자 사전·현장등록 관리, 안내데스크 설치 및 운영

차. 행사장 블록 및 예약상황 관리

카. 현장 진행인력 교육 및 배치 운영, 참가자 기념품 제작 및 배포

타. 본 행사 디자인 기획 및 홍보(신문, 주/월간지, 온라인 광고 등 포함)에 관한 업무(모든 행사물 디자인 서체(폰트) 등의 소프트웨어는 저작권법에 저촉되지않아야 함

파. 행사 종료 후 결과보고서 제출 및 정산업무 관리(사진, 영상자료 포함)

하. 기타 “갑”과 “을”상호 협의하여, 행사 개최 및 진행을 위하여 필요하다고 정하는 업무

6. 사업자 선정방법

가. 업체 선정

1) 경쟁입찰로 우선협상 대상자는 ‘기준금액 대비 최적 제안자’임

2) 제출한 제안서(추후 필요시 프리젠테이션)을 받고 내부 심사기준, 절차에 의거 평가 해 우선협상자 업체 선정.

3) 여러 대행 법인이 함께 참여하는 컨소시엄 형태의 공동도급 불허

나. 평가 세부기준

1) 객관적 지표평가 - 기본적인 사업능력 평가

- 제안업체 경영상태, 투입인력 구성인원, 사업추진 실적

2) 주관적 평가 - 행사 기획 실행운영 능력평가

- 타당성, 독창성, 충실성 : 사업 이해도 및 체계성, 제안 내용의 독창성, 기획의 구성/ 내용의 충실성

- 실행능력 : 프로그램의 실현가능성, 행사 실행제안, 전담조직의 전문성

- 인력, 시설물 설치, 장비확보 및 사업운영방안 : 시설물 장비확보방안, 운영요원 확보방안, 안전대책 등

- 재정운영계획 : 예산구성의 적정성, 경비집행의 효율성, 계획과 예산의 연계성

3) 가격평가 - 총 사업비 제안 비용의 적절성

7. 제안서 작성시 예산 공통사항

가. 대관료 및 식음료 기준

1) 사람과디지털포럼 : 총 30,000,000원(부가세 별도) 기준으로 작성

2) 아시아미래포럼 : 총 40,000,000원(부가세 별도) 기준으로 작성

3) 세부사항은 첨부된 포럼별 ‘사업비 산출제안서’(엑셀파일) 참조

나. 해외연사 숙박 : 해외연사 4명 기준으로 작성

다. 해외의전 차량 : 해외연사 4명 기준으로 작성

라. VIP초청장 제작 : 인쇄 없이 온라인 제작.

마. 홍보 브로슈어 : B5 크기, 표지포함 총12P 기준, 인쇄 없이 온라인 제작(사디포?/)

바. 포럼 자료집 제작

1) 사람과디지털포럼 : B5 크기, 표지포함 48p, 총 300부 제작

2) 아시아미래포럼 : B5 크기, 표지포함 80p 총 500부 제작

사. 기념품 제작

1) 사람과디지털포럼 : 기념품 제작 없음.

2) 아시아미래포럼 : 총 16,500,000원(기념품: 550개 * @30,000원)

아. 홈페이지/모바일 유지 및 관리 (등록자 관리 포함, 결제시스템은 제외)

자. PCO대행료 : 총액(대상액) * ( )% 또는 정액으로 표시

차. 통역비 : 통역사는 해당분야에 대한 이해도가 있는 자로 교수급에 해당하는 자

카. 번역료 : 해외연사 이메일, 발표 자료집 번역 등 (통/번역 대학원 졸업자)

타. 홍보 : 한겨레 오프라인 신문 및 주/월간지 및 온라인 배너, SNS 홍보용

파. 기타 필요 경비 기재 - 모든 예산 내역은 수량 및 단가 등 구체적 근거 명시

8. 유의사항

가. 입찰자는 평가절차, 평가기준, 평가결과 등에 대하여 결과 공개를 요구하지 않는다.

나. 입찰자는 추후 제출된 모든 서류에 대해 반환을 요구하지 않는다.

다. 입찰자는 입찰과정에서 얻은 정보를 입찰 이외의 목적으로 사용하여서는 안 된다.